Le contamos cómo automatizar sus facturas con IA en conexión permanente con la DIAN

Las empresas colombianas pueden automatizar la descarga de sus facturas electrónicas y agilizar su registro contable mediante una conexión permanente con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La funcionalidad hace parte del Contabilizador Fiscal de Alegra, que utiliza inteligencia artificial para clasificar documentos y preparar información tributaria, sin eliminar la supervisión del contador.

La nueva conexión funciona mediante un certificado digital asociado al Número de Identificación Tributaria (NIT) de cada empresa. Una vez configurada, descarga las facturas de venta y compra con la frecuencia que defina el usuario, sin necesidad de solicitar nuevamente el token temporal utilizado para consultar estos documentos.

Esta actualización responde a una de las tareas operativas de la gestión contable: obtener, organizar y registrar los documentos electrónicos que respaldan las transacciones de un negocio. La consulta mediante tokens temporales, que vencen a los 60 minutos, requería solicitar nuevas credenciales para acceder nuevamente a la información, un paso que la conexión permanente busca simplificar.

El crecimiento de la facturación electrónica amplía la dimensión de este reto. Entre enero y agosto de 2026, la DIAN habilitó 117.309 nuevos facturadores electrónicos, según cifras de la entidad. A su vez, la Junta Central de Contadores reportó 334.685 contadores públicos activos a junio de 2025, una referencia del universo profesional que participa en la gestión y revisión de la información contable de las empresas. El Contabilizador Fiscal permite automatizar distintas tareas del proceso contable:

·         Descarga de facturas electrónicas: obtiene documentos de venta y compra mediante una conexión permanente con la DIAN, con la frecuencia configurada por el usuario.

·         Registro contable con IA: analiza las líneas de las facturas y propone las cuentas contables o los productos correspondientes. Cuando el contador corrige una propuesta, el sistema puede aplicar esa decisión cuando identifica nuevamente el mismo concepto.

·         Control de registros: permite configurar la aprobación previa o el registro automático. Los asientos generados por el sistema quedan identificados para su revisión y las facturas que ya estaban registradas se detectan para evitar duplicados.

·         Preparación del reporte de IVA: consolida el impuesto generado, el descontable y el saldo a favor, siguiendo la estructura del Formulario 300.

·         Acuse de recibo de facturas: permite enviar este evento a la DIAN para las compras a crédito, siempre que el usuario active la función. La recepción de mercancías y la aceptación o el rechazo de las facturas continúan bajo control humano.

“El contador no debería dedicar la mayor parte de su jornada a descargar documentos, copiar datos y registrar facturas una por una. Queremos que pase de digitador a auditor, que mantenga el control sobre la información y use su tiempo en el análisis y la toma de decisiones”, afirmó Dana Becerra, líder de estrategia y posicionamiento de Alegra.

La incorporación de estas funciones ocurre en un contexto de expansión de la inteligencia artificial en el entorno empresarial colombiano. Según el estudio Desbloqueando el potencial de la IA en Colombia 2026, elaborado por Strand Partners para Amazon Web Services, la proporción de empresas que utilizan esta tecnología pasó del 34 % al 42 %. Sin embargo, el 74 % de las compañías que la adoptaron continúa en usos básicos y, entre las pymes, solo el 10 % ha llegado a una etapa avanzada.

El Contabilizador Fiscal se complementa con el Agente de Alegra IA, una funcionalidad que permite consultar información empresarial mediante instrucciones en lenguaje natural, sin recorrer menús ni exportar archivos. Los usuarios pueden preguntar por las ventas del mes, la cartera vencida, los gastos, el inventario o el estado de un cliente, y solicitar reportes a partir de los datos registrados en la plataforma.

El agente también permite programar el envío periódico de información, como resúmenes de ventas o estados de resultados, y preparar borradores de factura. Estos últimos requieren confirmación del usuario antes de emitirse y enviarse a la DIAN.